Exact
Exact Online is het toonaangevende boekhoudpakket voor het Nederlandse mkb. Via een koppeling met Magento, mogelijk gemaakt door xCore, worden order-, klant- en factuurdata automatisch doorgestuurd naar Exact. Dit elimineert handmatig invoerwerk en zorgt voor een betrouwbare en actuele financiële administratie.
Een webshop draait zelden op zichzelf. Achter iedere bestelling schuilt een compleet bedrijfsproces. Producten worden beheerd in een ERP-systeem, prijzen veranderen, voorraden worden bijgewerkt en orders moeten uiteindelijk netjes verwerkt worden in de administratie.
Voor veel van onze klanten is Exact daarin het kloppend hart van de organisatie. De vraag is dan niet óf Magento en Exact met elkaar moeten communiceren, maar vooral hoe je dat op een slimme, betrouwbare en toekomstbestendige manier doet.
Daarvoor werken wij al jarenlang samen met xCore.
Magento en Exact verbinden
XCore vormt de schakel tussen Magento en zowel Exact Online als Exact Globe. Zij verzorgen de integratie tussen beide systemen en bepalen welke informatie wanneer wordt uitgewisseld. Magento blijft daarbij het e-commerceplatform, terwijl Exact verantwoordelijk is voor de administratieve en logistieke processen. In de praktijk betekent dit dat gegevens automatisch op de juiste plek terechtkomen, zonder dat iemand deze handmatig hoeft over te nemen. Denk bijvoorbeeld aan producten, voorraden, prijzen, prijslijsten, klantgegevens en klantgroepen die vanuit Exact naar Magento worden gesynchroniseerd. Andersom worden orders direct teruggeschreven naar Exact, zodat de verdere verwerking zonder extra handelingen kan plaatsvinden. Maar een goede ERP-koppeling gaat verder dan alleen standaardgegevens uitwisselen.
Iedere organisatie werkt nét even anders
Na tientallen Exact-koppelingen weten we inmiddels één ding zeker: geen enkele implementatie is hetzelfde. Iedere organisatie heeft zijn eigen processen, uitzonderingen en werkwijze. Misschien moeten bepaalde opmerkingen worden meegestuurd met een order. Misschien worden prijzen bepaald aan de hand van verschillende prijslijsten of krijgen zakelijke klanten andere voorwaarden dan particuliere klanten. Juist daarom kijken we niet alleen naar de techniek, maar vooral naar het proces achter de webshop. Samen met xCore zorgen we ervoor dat de koppeling aansluit op de manier waarop een organisatie werkt, in plaats van andersom.
Wat synchroniseren we in de praktijk?
Een vraag die we regelmatig krijgen is: “Welke gegevens kunnen er eigenlijk tussen Magento en Exact worden uitgewisseld?” Het antwoord is eenvoudig: vrijwel alles wat nodig is om jouw bedrijfsproces goed te ondersteunen. In de praktijk synchroniseren we onder andere: producten, voorraden, klantgegevens, klantgroepen (Customer Groups), prijzen en prijslijsten, staffelprijzen, orders, orderregels, betaalinformatieen aanvullende orderinformatie. Maar daar stopt het niet.
Regelmatig breiden we koppelingen uit met maatwerk. Denk aan extra orderregels voor interne verwerking, opmerkingen per order, specifieke klantkenmerken of aanvullende bedrijfsregels die binnen Exact gebruikt worden. De koppeling vormt daarmee een stabiele basis die eenvoudig kan meegroeien met de organisatie.
Van basis naar maatwerk: Clean-Fox.nl
Een mooi voorbeeld daarvan is Clean-Fox.nl.
Daar begonnen we met de basis: het synchroniseren van de productcatalogus en het verwerken van orders richting Exact. Maar zoals zo vaak bleef het daar niet bij. Naarmate de webshop verder groeide, kwamen er steeds nieuwe wensen bij. Verschillende prijslijsten voor specifieke klanten, het synchroniseren van klantaccounts vanuit Exact, automatisch bestellen op rekening en aanvullende informatie op orderregels. Stap voor stap werd de koppeling uitgebreid, zonder dat de bestaande processen opnieuw ingericht hoefden te worden.
Dat is precies de kracht van een goede integratie. Je bouwt niet steeds opnieuw, maar ontwikkelt door.
Ook de klantreis hoort bij een ERP-koppeling
Een ERP-koppeling draait niet alleen om data. Neem bijvoorbeeld klanten die rechtstreeks vanuit Exact worden geïmporteerd. Technisch gezien bestaan deze klanten al in Magento, maar praktisch gezien kunnen zij nog niets. Er is immers nog geen wachtwoord aangemaakt.
Daarom richten wij vrijwel altijd een activatieproces in. Nieuwe klanten ontvangen automatisch een e-mail waarmee zij eenvoudig een eigen wachtwoord kunnen instellen. Tegelijkertijd maken we van dat eerste contactmoment gebruik om uit te leggen hoe zij kunnen inloggen, bestellen en gebruikmaken van hun zakelijke account.
Een kleine toevoeging, maar wel eentje die veel vragen bij de klantenservice voorkomt én zorgt voor een prettige eerste ervaring.
Voorraadbeheer vraagt extra aandacht
Een ander onderwerp waar we tijdens implementaties veel aandacht aan besteden, is voorraadbeheer.
Wanneer Exact leidend is voor de voorraad, moet Magento daar goed op aansluiten. Daarbij is niet alleen de voorraad belangrijk, maar ook het moment waarop orders worden verwerkt en synchronisaties plaatsvinden. Wanneer dit niet goed wordt ingericht, kan Magento ongemerkt een onjuiste salable quantity opbouwen. Dat merk je vaak pas veel later, wanneer producten niet meer bestelbaar zijn of juist verkocht worden terwijl ze eigenlijk niet meer op voorraad zijn.
Gelukkig zijn dit situaties die wij én xCore inmiddels vaak genoeg zijn tegengekomen. Juist door deze ervaring weten we waar de valkuilen zitten en kunnen we ze vooraf voorkomen.
Een samenwerking waarin iedereen meedenkt
Wat wij misschien nog wel het prettigst vinden aan de samenwerking met xCore, is dat iedereen hetzelfde doel heeft. Er is geen onderscheid tussen “hun” en “onze” verantwoordelijkheid. Loopt een vraagstuk via Magento? Dan pakken wij het op. Ligt het binnen de koppeling? Dan kijkt xCore mee. En ook de webshopbeheerder kan rechtstreeks vragen stellen wanneer dat nodig is. Die korte lijnen zorgen ervoor dat problemen snel worden opgelost en uitbreidingen efficiënt kunnen worden opgepakt. Uiteindelijk werken we allemaal aan hetzelfde doel: een webshop en ERP-systeem die naadloos samenwerken.
Samen groeien
Wat we in de afgelopen jaren hebben geleerd, is dat een ERP-koppeling nooit écht af is.
Bedrijven groeien. Processen veranderen. Er komen nieuwe klantgroepen, prijsafspraken, magazijnen of verkoopkanalen bij. Dan is het prettig als je niet opnieuw hoeft te beginnen, maar kunt voortbouwen op een stabiele basis. Dat is precies hoe wij graag samenwerken. Wij zorgen ervoor dat Magento optimaal aansluit op jouw webshop en e-commerceprocessen. XCore zorgt voor een betrouwbare verbinding met Exact. En samen zorgen we ervoor dat techniek geen beperking is, maar juist een hulpmiddel om verder te groeien.
Gebruik je Magento in combinatie met Exact Online of Exact Globe? Dan hoef je je over de koppeling geen zorgen te maken. Met Cream en xCore kies je voor een samenwerking waarin wordt meegedacht, doorontwikkeld en uitgevoerd. Zodat jij kunt doen waar je goed in bent: ondernemen.
